Reiner D.: Die Telefonanlage unseres Unternehmens ist in die Jahre gekommen. Von der Deutschen Telekom haben wir nun auch bereits einen Umschalttermin für unsere ISDN Anschlüsse auf All-IP genannt bekommen. Insofern denken wir aktiv darüber nach, unsere AVAYA Integral Telefonanlage durch ein neues und zeitgemäßeres System zu ersetzen.
Alle Welt spricht zur Zeit von Cloud. Ist Cloud für uns die Lösung? Lohnt es sich, mit der Telefonanlage in die Cloud zu gehen? Wie sieht es dabei mit dem Datenschutz aus? Wie sieht es mit der Sprachqualität und der Zuverlässigkeit aus?

LT-Webteam: Vielen Dank für Ihre aktuelle Frage.

Ob Cloud oder nicht Cloud hängt letztlich von den Entscheidungsparametern in Ihrem Haus ab. Technologisch sind viele Anbieter heute in der Lage, die Funktionen einer Telefonanlage als Dienst aus der Cloud anzubieten. Im übrigen gäbe es dazu auch interessante Cloud-Varianten von AVAYA.

Lohnt sich ein Wechsel in die Cloud?

Bei den Cloud-Angeboten erfolgt die Abrechnung in aller Regel auf monatlicher Basis. Bezogen auf die Zahlungsverpflichtungen, ist dies ähnlich einer Miete. Hierbei wird jedoch die vertraglich vereinbarte Nutzeranzahl für die Kommunikationslösung abgerechnet, nicht die Lösung insgesamt. Der Zahlbetrag schlüsselt sich also in anderer Weise auf.
Zum Ende der Vertragslaufzeit kann man den Cloud-Vertrag jederzeit kündigen und den Anbieter wechseln.

Als Pro-Argumente für Cloud-Lösungen werden häufig pauschal geringere Kosten, planbare Kosten und große Flexibilität genannt. In wieweit diese Argumente zutreffen, sollte jeder für sich entscheiden.

Flexibel sind Cloud-Lösungen nur in dem Maße, in dem dies der jeweilige Vertrag zuläßt. Meist ist man als Cloud-Nutzer an eine feste Mindestvertragslaufzeit gebunden, hat also kaum Flexibilität.

Natürlich sind die Kosten planbar, weil diese sich ja sehr einfach ablesbar aus den mit dem Vertrag vereinbarten Kosten je vereinbarten Nutzer ergeben. Jedoch hat man auch bei einer gekauften und über eine Miete oder Leasing finanzierten Kommunikationslösung, die vor Ort (on-premise) installiert wird, planbare Kosten. Denn man kennt den Kaufpreis oder auch hier den Mietvertrag oder Leasing-Vertrag.

Daß die Kosten bei einer Cloud-Lösung pauschal geringer sind, stimmt schlichtweg nicht. Bei einer Kommunikationslösung aus der Cloud wird prinzipiell genau die gleiche Technik eingesetzt, wie bei einer Installation vor Ort.
Die Technologie kommt von den selben Herstellern. Es kann Mengeneffekte geben, weil der Cloud-Anbieter bei den Herstellern größer und damit bezogen auf die Einzelteile günstiger einkaufen kann. Aber das ist nicht das „GÜNSTIGER“ von dem als Argument für Cloud-Angebote immer gesprochen wird.
Es werden Beispiele von Badehosenherstellern oder Service-Unternehmen für Autoreifen bemüht, die saisonale Zusatzbedarfe aus der Cloud günstiger abdecken können. Dies ist für diese Anwendungsfälle auch vollkommen richtig. Wobei man jedoch auch hierbei sicherlich eine Kostenanalyse mit gegenteiliger Aussage erstellen könnte. Bei einem genügend langen Vergleichszeitraum wird die vor Ort installierte Kommunikationslösung, selbst mit vollständig integriertem Leistungsumfang für den saisonalen Zusatzbedarf immer günstiger sein, als das vergleichbare Angebot aus der Cloud.

Denn bei jedem echten Kostenvergleich sollten beide Alternativen (aus der Cloud oder Installation on-premise) vollständig vergleichbar betrachtet werden. Dies bedeutet, daß exakt vergleichbare funktionale Leistungsumfänge verglichen werden müssen, beide Lösungsalternativen müssen also genau das Gleiche können. Zudem müssen alle mit der Lösung in Verbindung stehenden Kosten in den Vergleich einbezogen werden.
Für eine Cloud-Lösung bedeutet dies, daß auch die Kosten für die notwendige Befähigung des Netzwerks und die Kosten der Breitbandanschlüsse betrachtet werden müssen, um die Nutzer an ihren Arbeitsorten mit der Telefonanlage IP-Datenpakete austauschen lassen zu können.

Bei kaum einem Vergleich werden die notwendigen Kosten zur Netzwerkbefähigung mitberücksichtigt, die Kosten für Firewall, Router, Switche und USV-Systeme. Es wird häufig vereinfachend unterstellt, daß Netzwerk und Breitbandverbindungen in notwendiger Form vorhanden sind. Dies ist aber nur in den aller seltensten Fällen gegeben. Und wenn dann Telefonie oder Videokonferenz einfach über vorhandene Breitbandverbindungen ohne entsprechende Anpassungen geführt wird, kommt es genau zu dem von Ihnen in Ihrer Frage angesprochen Punkt der mangelnden Sprachqualität.

Die praktische negative Erfahrung mit schlechter Sprachqualität bei Kommunikationslösungen aus der Cloud, scheinen Sie dabei bereits gemacht zu haben. Dies läßt sich zumindest aus Ihrer Frage schließen.

Ob sich der Wechsel in die Cloud lohnt hängt dabei also vollkommen von Ihnen ab!

Es kann zwingende und tatsächlich sinnvolle Gründe geben, in die Cloud zu wechseln. Sie könnten der Badehosenhersteller mit saisonalem Zusatzbedarf sein. Sie könnten nur geringe individuelle Anforderungen an die Kommunikationslösung haben oder eventuell offen für das Ausprobieren von verschiedenen Anbieterlösungen sein. Dann kann man wirklich über einen Wechsel über die Cloud nachdenken. Wir könnten Sie hierzu auch gerne weiterführend beraten und Ihnen sinnvolle Lösungsmöglichkeiten zeigen.

Sollten Sie jedoch vorhaben, Ihr Geschäft weiter stabil zu betreiben und dabei von einer zeitlichen Perspektive größer als 2 Jahren ausgehen, die es Ihr Unternehmen noch geben soll, macht es nach unserem Dafürhalten sehr viel mehr Sinn, sich eine eigene Kommunikationslösung anzuschaffen, die bei Ihnen vor Ort installiert wird.
Wir haben zahlreiche Beispiele für unsere Kunden gerechnet und immer war bei einer ehrlichen Kostenbetrachtung der Break-even nach knapp unter 2 Jahren erreicht. Ab diesem Moment fing es in jedem gerechneten Fallbeispiel an, daß die Kosten für eine vor Ort installierte Kommunikationslösung immer günstiger waren.

Die Themen Datenschutz, Vielfalt der Leistungsmerkmale und Individualisierung, die bei einer eigenen vor Ort installierten Kommunikationslösung sich ebenfalls immer besser darstellen lassen, spielen hierbei noch nicht einmal in die Entscheidungsempfehlung mit hinein.

Wir empfehlen, sich zum angestrebten Wechsel in die Cloud vorab intensiv und umfassend zu informieren! Wir glauben, daß Sie sich im Ergebnis immer für eine eigene Kommunikationslösung vor Ort installiert entscheiden werden.

Sehr gern diskutieren wir mit Ihnen Ihre konkreten Anforderungen und erstellen Ihnen einen konkreten Kostenvergleich für die alternativen Varianten der Nutzung eines Cloud-Angebotes oder der Installation einer Kommunikationslösung vor Ort. Vereinbaren Sie hierzu bitte einen Termin. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (30) 986 00 3-198 oder per E-Mail an avaya-blog@lipinski-telekom.de.

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