Eva L.: Wir suchen eine neue Kommunikationslösung. Unsere alte Alcatel Telefonanlage erfüllt nicht mehr unsere aktuellen Anforderungen.
In der Pandemie-Zeit hat unser Team fast vollständig im Home-Office gearbeitet. Da unsere Alcatel Telefonanlage nur Tischtelefone versorgen konnte, haben wir uns mit Rufumleitungen auf Mobiltelefone geholfen, die wir neu angeschafft haben. Parallel haben wir Microsoft Teams für Videokonferenzen und zur virtuellen Zusammenarbeit bei uns eingeführt.
Nun wollen wir eine möglichst einheitliche neue Lösung, die mobile Arbeitsplätze ermöglicht und unsere neue Arbeitsweise berücksichtigt. Was können Sie uns empfehlen?
LT-Webteam: Vielen Dank für Ihre aktuelle Anfrage.
Fragen wie diese erhalten wir in letzter Zeit häufiger. Die Ausgansvoraussetzungen sind auch häufig gleich.
Es ist eine alte Telefonanlage vorhanden, die in der Form früher nie in Frage gestellt wurde. Plötzlich mußten die Arbeitsplätze ins Home-Office verlagert werden und die alte Telefonanlage konnte dafür nur Rufumleitungen anbieten. Meist kam es dann zu dem Problem, daß die vorhandenen Telefonleitungen schnell besetzt waren. Wir haben darüber in einem älteren Blog-Beitrag berichtet: Warum sind unsere Leitungen besetzt?
In einigen Fällen ging es auch um die Frage, ob die Telefonanlage nicht gleich durch Smartphones ersetzt werden kann. Auch darüber haben wir in älteren Blog-Beiträgen berichtet:
- Können wir unsere Telefonanlage nicht einfach durch Smartphones ersetzen?
- Wird eine Telefonanlage nicht immer unwichtiger?
In einem Fall brachte ein Ansprechpartner vor, daß Startups eine Telefonanlage gar nicht mehr kennen würden. In Startups in Berlin würde überhaupt nur noch mit Smartphones gearbeitet werden.
Das mag sein, aber ist das sinnvoll, skalierbar und professionell? Und bedeutet der Wegfall der Telefonanlage mit einer Verlagerung zum Smartphone nicht auch eine Reihe von schwerwiegenden Nachteilen und Risiken?
Ist es das private Smartphone des Mitarbeiters oder das Smartphone des Unternehmens?
Welche Rufnummer hat der einzelne Mitarbeiter? Die Rufnummern von Smartphones sind üblicherweise nur bei einem Komplettumstieg zu einem neuen Provider am Anfang in einem gleichen Rufnummernbereich, also ähnlich. Kommen über die Zeit dann aber neue Mitarbeiter hinzu, werden diese mit hoher Wahrscheinlichkeit vollkommen anders aussehende Rufnummern bekommen. Die einheitliche Außenwirkung von Durchwahlnummern eines Anlagenanschlusses wie bei Unternehmen (bislang) üblich ist dann nicht mehr gegeben.
Wie geht man vor, wenn ein Mitarbeiter wegfällt und man erst einmal keinen Ersatz für diesen Mitarbeiter hat?
Bei einer Telefonanlage würde man dessen Rufnummer (Nebenstelle) intern zu einem anderen Mitarbeiter oder zu einer Sammelrufnummer für ein Team umstellen. Wie will man dies aber bei einer Mobilfunknummer machen? Gibt es da überhaupt Sammelrufnummern für Teams? Wie einfach kann so etwas eingerichtet oder geändert werden und welche Zugangsdaten benötigt man dafür?
Wie sieht es mit der Sicherstellung des Datenschutzes aus? Ist bei der Verwendung von Smartphones als Telefonanlagenersatz die Einhaltung der DSGVO sichergestellt? Werden Arbeitskontakte beziehungsweise Unternehmenskontakte von „nicht-DSGVO-konformen“ Anwendungen wie WhatsApp, Facebook oder Instagramm wirksam getrennt? Wie wird dies sichergestellt?
Wie ist die Sprachqualität? Es gibt noch zahllose weitere Fragen, insbesondere auch die Funktionalitäten betreffend, die man von einer Telefonanlage gewohnt ist. Denkt man zum Beispiel an ein Service Center (Call Center) oder auch nur an ein Sekretariat. Wie wollte man dies mit einem Smartphone abbilden?
Bei der Suche nach einer neuen Kommunikationslösung geht es aktuell um Lösungen, die mobile Arbeitsplätze ermöglichen, also das Arbeiten im Home-Office aber auch von unterwegs. Und es geht darum, entweder Microsoft Teams in die Lösung einzubeziehen oder aber einen gleichwertigen Ersatz für Videokonferenzen und virtuelle Zusammenarbeit bereitzustellen.
Zudem sollen aber auch alle Arbeitsbereiche des Unternehmens durch die neue Kommunikationslösung abgebildet werden, die auf unterschiedliche Funktionen einer Telefonanlage angewiesen sind, wie der zentrale Empfang, Sekretariate oder Call Center und Service Center bis hin zu Mitarbeitern im Hochregallager.
Wir haben Lösungen, die genau diese aktuellen und unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen intelligent vereinen.
Wir können Ihnen Kommunikationslösungen bieten, bei denen die Anwender wahlweise und flexibel Telefone, Softphones (Software-Telefone als Anwendung auf dem Rechner) oder eine Telefon-App auf dem Smartphone verwenden können. Wahlweise kann eine Integration mit Microsoft Teams erfolgen oder Microsoft Teams kann zum externen Telefonieren, also zum Telefonieren mit beliebigen Rufnummern auch außerhalb des eigenen Unternehmens befähigt werden. Wir können Ihnen auch kostengünstigere Alternativen zu Microsoft Teams zeigen, die vollständig in Ihre neue Kommunikationslösung integriert werden können, ohne dabei auf Microsoft Teams verzichten zu müssen.
Gerade zu dem letzten Punkt haben wir früher bereits einige Blog-Artikel veröffentlicht:
- Wie können Microsoft Teams Anwender Kontakte außerhalb der eigenen Organisation anrufen?
- Was müssen wir beim Umstieg von AVAYA auf Microsoft Teams als Telefonanlage beachten?
- Warum ist die Nutzung von Microsoft Teams so teuer und welche Alternativen bietet AVAYA?
- Warum bedeutet eine Entscheidung für AVAYA Spaces keine Entscheidung gegen Microsoft Teams?
Die Antwort auf Ihre Frage ist also keine einfache Pauschalantwort. Mit unserem Beratungsansatz werden wir mit Ihnen die für Ihr Unternehmen optimale moderne Kommunikationslösung erarbeiten und vorstellen. Zur Vereinbarung Ihres Beratungstermins kommen Sie bitte auf uns zu. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (30) 986 00 3-198 oder per E-Mail an avaya-blog@lipinski-telekom.de.
