Gabriele L.: Unsere Telefonanlage in unserer Marketingagentur ist in die Jahre gekommen. Die Telefone sind alt, wirken nicht mehr schick. Unser Provider will unseren Anschluss demnächst von ISDN auf SIP umstellen. Wir überlegen daher, was wir machen sollen. Eine in unserem Haus aufgekommene Idee ist es, dass wir uns nur noch eine ganz einfache und kleine Telefonanlage anschaffen und fast gar keine Telefone der Telefonanlage mehr nehmen, sondern überwiegend auf die Smartphones der Mitarbeiter setzen. Es hat ohnehin jeder bei uns ein Smartphone. Können Sie uns dafür ein passendes Angebot und ein Konzept für die Umsetzung zukommen lassen?

LT-Webteam: Vielen Dank für diese Frage. Die Frage ist nicht ungewöhnlich und die bei Ihnen im Haus diskutierten Überlegungen sind auf ersten Blick nachvollziehbar.

Gleich vorab, wir empfehlen Ihnen jedoch nicht auf den Einsatz der Telefonanlage zu verzichten.

Es sind mehrere Überlegungen, vor denen Sie stehen. Unabhängig davon, ob Sie eine neue Telefonanlage umfassend einführen wollen oder in deutlich abgespecktem Umfang und um die Smartphones Ihrer Mitarbeiter ergänzt, müssen Sie die Umstellung an Ihrem Provideranschluss vornehmen (lassen).

Zum Thema der Umstellung von ISDN auf SIP haben wir hier vor einiger Zeit bereits die nachfolgenden Blog-Beiträge erstellt:

Von der Überlegung anstelle von Telefonen Ihrer neuen Telefonanlage die vorhandenen Smartphones Ihrer Mitarbeiter zu nutzen, raten wir Ihnen deutlich ab.

Die Mobiltelefone Ihrer Mitarbeiter sinnvoll als Ersatz eines Bürotelefons zu nutzen, würde beispielsweise bedeuten, dass diese dort dann auch Telefonbuchdaten Ihrer externen Ansprechpartner, also von Kunden, Lieferanten und Projektpartnern, auf den Telefonen abspeichern. Damit begeben Sie sich in einen massiven Konflikt mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der nachstehende ältere Blog-Beitrag könnte diesbezüglich für Sie interessant sein.

Ergänzend stellt sich dann auch die Frage, wie sollten die Mobiltelefone Ihrer Mitarbeiter in Ihren Ablauf eingebunden werden? Wollen Sie dann deren eigene Mobilfunknummern in Ihrem Ablauf mit Kunden, Lieferanten oder Projektpartnern veröffentlichen?

Wie würde es sich dann verhalten, wenn Sie ein Mitarbeiter einmal wieder verlassen würde? Dann würde der Kunde bei einem späteren Anruf Ihren ehemaligen Mitarbeiter zukünftig vielleicht als neuen Mitarbeiter bei einem Wettbewerber von Ihnen erreichen. Wollen Sie das?

Sie haben erwähnt, dass Sie eine Marketingagentur sind. Wie wirken nicht zusammenhängende Rufnummern der Mobiltelefone Ihrer Mitarbeiter in der Außensicht auf Ihre Kunden?

Wie wollen Sie die telefonische Erreichbarkeit nach eventuellen Änderungen in den Zuständigkeiten in Ihrem Haus regeln oder bei notwendigen Vertretungen im Falle von Krankheit, Urlaub oder sonstigen Abwesenheiten?

Würden die Mobiltelefone Ihrer Mitarbeiter in den Ablauf bei Ihnen integriert werden, müssten eventuell auch die bekannten bisherigen Nebenstellen Ihrer Mitarbeiter in der Telefonanlage auf die entsprechenden Mobilfunknummern umgeleitet werden. Das ist sehr einfach machbar. Jedoch bedeutet dies, dass eingehende Anrufe, beispielsweise von Kunden, dann eine Leitung Ihres Provideranschlusses belegen, die eingerichtete Rufumleitung jedoch eine zweite Leitung, um den Anruf zur Mobilfunknummer Ihres Mitarbeiters durchzuleiten. Damit werden Sie sich zusätzliche Amtsleitungen bei Ihrem Provider hinzubuchen müssen. Und es entstehen zusätzliche Verbindungsgebühren, da der eingehende Anruf ja zum Mobiltelefon weitergeleitet werden muss. Dies sollten Sie bei Ihrer Vollkostenbetrachtung Ihrer Überlegungen berücksichtigen. Wir haben hierzu bereits einen thematisch passenden Blog-Beitrag veröffentlicht.

Was geschieht bei Rückrufen Ihrer Mitarbeiter bei den Kunden? Dann wird deren Mobilfunknummer dort angezeigt. Wollen Sie dies? Es gibt noch zahlreiche weitere, auch praktische Themen, über die man sich vor einer Umsetzung Ihrer Überlegungen Gedanken machen sollte.

Um Ihren grundsätzlichen Gedanken jedoch einmal aufzugreifen, empfehlen wir Ihnen, sich mit der neuen Applikation AVAYA Equinox zu beschäftigen. Mit AVAYA Equinox wäre es möglich, dass Sie beispielsweise überwiegend auf Tischtelefone verzichten könnten, wenn Sie es wollten. Sie könnten dafür als Ersatz AVAYA Equinox als Softphone auf den Computern Ihrer Mitarbeiter betreiben. Zusätzlich könnten Ihre Mitarbeiter die Applikation AVAYA Equinox App (für Android oder iOS) auch auf ihren Smartphones nutzen. Darüber wären diese dann auch ortsunabhängig erreichbar und können zugleich ihre Erreichbarkeit eigenständig steuern.

Vermutlich wird diese Lösung genau das sein, was Sie suchen. In Verbindung mit der Telefonanlage AVAYA IP Office ist dies daher unsere Empfehlung für Sie.

Sollten Sie weiterführende Fragen haben zur Telefonanlage AVAYA IP Office oder der zugehörigen Applikation AVAYA Equinox kommen Sie bitte auf uns zu. Wir beraten Sie gern. Sie erreichen uns dazu telefonisch unter +49 (30) 986 00 3-198 oder per E-Mail an avaya-blog@lipinski-telekom.de

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