Louisa Z.: In unserem Unternehmen wurden und werden immer mehr Stimmen laut, unsere alte Telefonanlage durch Microsoft Teams zu ersetzen. Da ich für den Einkauf verantwortlich bin, habe ich mir die konkreten Kosten einmal angesehen.
Ist Microsoft Teams wirklich so teuer? Und welche Alternativen und Effekte hätten wir, wenn wir unsere alte AVAYA Anlage statt dessen zeitgemäß erneuern würden?
LT-Webteam: Vielen Dank für Ihre Anfrage.
Microsoft Teams ist zur Zeit wirklich in aller Munde. Durch die Einschränkungen der Corona-Pandemie wurden eilig Lösungen für Videokonferenzen und zur virtuellen Zusammenarbeit gesucht und ausprobiert. Bei vielen war Microsoft Teams bereits auf den Rechnern vorinstalliert und so lag die Nutzung nahe. Als weltweit bekannte Marke wurde dabei Microsoft als Anbieter neuer Lösungen zusätzlich vertraut.
Im Ergebnis gibt es Microsoft Teams aber nicht kostenlos. Die Kosten je Nutzer sind sogar erheblich.
Ohne die Möglichkeit externer Telefonie ist Microsoft Teams bereits in aktuellen Paketen von Microsoft Office beziehungsweise in Microsoft 365 enthalten. Das bedeutet, intern kann man mit Microsoft Teams neben Videokonferenz, virtueller Zusammenarbeit und Chat auch telefonieren. Telefonate extern über das Amt zu Anrufzielen mit Festnetz- oder Mobilfunknummern sind jedoch mit Microsoft Teams nicht ohne weiteres möglich. In früheren Blog-Beiträgen hatten wir darüber bereits berichtet:
- Können wir unsere Rufnummern bei einem Wechsel zu Microsoft Teams behalten?
- Kostenvergleich der Zahlpläne von Microsoft Teams mit AVAYA IX Spaces
Die naheliegende Überlegung Microsoft Teams durch die passenden zusätzlichen Lizenzen von Microsoft für die externe Telefonie zu befähigen, ist dabei der kostenaufwendigste Weg. Hierbei muß man dann seinen vorhandenen Telefonanschluß komplett zu Microsoft umziehen, was im Vorfeld jedoch nicht getestet werden kann. Zudem verliert man dabei die bekannte Tarifstruktur seines vorhandenen Telefonanschlusses.
Flatrates kennt Microsoft bei seinen Telefontarifen nicht. Microsoft kennt nur vorab fest zu buchende Minutenpakete.
Alternativ kann man Microsoft Teams über einen geeigneten Session Border Controller (SBC) mit seiner modernen Telefonanlage verbinden. Die externe Telefonie aus Microsoft Teams wird dann über den eigenen Amtsanschluß des vorhandenen Providers (inkl. der vorhanden Tarifstruktur) ermöglicht. Dies funktioniert auch mit einem Session Border Controller von AVAYA. Wir hatten darüber in einem früheren Blog-Beitrag berichtet: >> Link zum Blog-Beitrag: Geht Microsoft Teams auch mit AVAYA?
Unter dem Strich ist die Nutzung von Microsoft Teams gekoppelt mit einer aktuellen Telefonanlage in mehrfacher Hinsicht die sinnvollste Variante.
Es ist effizient, weil die Gesamtkosten um ein Vielfaches günstiger sind, als bei einem kompletten Wechsel zu Microsoft Teams ohne eigene Telefonanlage. Sie brauchen dazu nur einmal die Leasingrate je Nutzer mit den Lizenzkosten je Nutzer vergleichen.
Es ist sicherer, weil man nicht die gesamte Unternehmenskommunikation auf die eine, einzige Karte Microsoft setzt. Gerade ein Blick auf die zunehmende Cyber-Kriminalität macht dies deutlich.
Es ist flexibler, weil nicht jeder Nutzer die gleichen Anforderungen an seine Telefonie hinsichtlich seiner Bedürfnisse und Gewohnheiten hat.
Insbesondere dieser letzte Punkt wird bei vielen Unternehmen nicht immer abschließend betrachtet. Die Entscheidungen für oder gegen eine neue Telefonielösung finden leider nicht immer unter Einbeziehung aller Bedarfsträger in Unternehmen statt.
So mag es richtig sein, daß Büroarbeitsplätze, die die Telefoniefunktion zum Austausch mit Arbeitskollegen, Kunden oder Projektpartnern benötigen, sehr einfach auf Microsoft Teams wechseln können. Mitarbeiter in der Telefonzentrale, Sekretariatsmitarbeiter, Menschen mit Behinderung, mobil Arbeitende oder Mitarbeiter in Service-Centern (Call Center) haben jedoch vollkommen andere Anforderungen an die notwendigen Funktionen ihres Telefons. Wir hatten darüber in einem früheren Blog-Beitrag berichtet: >> Link zum Blog-Beitrag: Was müssen wir beim Umstieg von AVAYA auf Microsoft Teams als Telefonanlage beachten?
Aus dem Blickwinkel des Einkaufs sollten Sie unserer Ansicht nach auf einen Parallelbetrieb von Microsoft Teams zu einer modernen AVAYA Telefonanlage setzen.
Hierbei verwenden wir die Formulierung „moderne AVAYA Telefonanlage“ bewußt. Denn mit dem Softphone (Software Telefon) AVAYA Workplace bietet AVAYA eine moderne Anwendung mit der das Telefon optional oder zusätzlich zum Tischtelefon auf den Arbeitsplatzrechner (Microsoft Windows oder Apple MacOS) geholt werden kann. Wahlweise kann das Telefon auch auf einer kostenfreien App auf dem Smartphone (Google Android oder Apple iOS) genutzt werden.
Darüber hinaus bietet AVAYA mit AVAYA Spaces eine kostengünstige Alternative zu Microsoft Teams, mit der ebenfalls Videokonferenzen, virtuelle Zusammenarbeit und Chats möglich sind. >> Link zum kostenfreien Testangebot für AVAYA Spaces
Wie Sie sehen, gibt es eine Reihe an zu beachtenden Punkten vor einem Wechsel zu Microsoft Teams und es gibt auch eine Reihe an Fallstricken. Daher empfehlen wir Ihnen ein Beratungsgespräch mit unseren Lösungsarchitekten. Zur Vereinbarung eines Termins erreichen Sie uns telefonisch unter +49 (30) 986 00 3-198 oder per E-Mail an avaya-blog@lipinski-telekom.de.
