Gerrit B.: In der Corona-Zeit haben wir mit unserer Unternehmensberatung sehr schnell und spontan umsatteln müssen. Wir konnten nicht mehr vor Ort bei Kunden und in unseren Büros arbeiten, sondern mußten wie die meisten Menschen ins Home-Office ausweichen. Dabei haben unsere Berater verschiedene Softwarelösungen für Videokonferenzen ausprobiert und sind letztlich größtenteils auf Microsoft Teams geschwenkt. Da die Software als Teil des Microsoft Office Pakets bei uns bereits vorinstalliert war, fiel uns der Schwenk relativ einfach.
Durch die intensive Nutzung merken wir nun allerdings, daß wir zusätzlich auch eine Integration mit unseren sonstigen Kommunikationsmitteln, insbesondere auch mit den Telefonen benötigen. Wenn wir dafür nun einheitlich auf den entsprechenden Zahlplan von Microsoft wechseln würden, fielen überraschend hohe Kosten an.
Daher habe ich in unserem Haus die Aufgabe übernommen, nach guten Alternativen zu suchen, mindestens ebenso leistungsstark aber zu geringeren Kosten. Einer unserer Beratungskunden nutzt ein AVAYA System von Ihnen. Daher meine Frage, was können Sie uns empfehlen?

LT-Webteam: Vielen Dank für Ihre sehr aktuelle Frage. Nach der ersten beginnenden Normalisierung nach dem Corona Lock-down erreichen uns Fragen dieser Art nun häufiger.

Das Corona Virus hat zu einer enormen Verbreitung digitaler Arbeitsplatzkonzepte geführt, insbesondere von ortsunabhängiger Zusammenarbeit und Videokonferenzen.

Dabei wurden in vielen Unternehmen unterschiedlichste Software-Lösungen ausprobiert. Über das konkrete Probieren haben sich entsprechend Nutzerpräferenzen und Nutzerakzeptanz entwickelt.
Nachdem nun erste besonnenere und strategische Überlegungen mit Blick auf zukünftige Konzeptansätze in den Unternehmen angestellt werden, setzt hierbei naturgemäß eine Konsolidierung ein. Aus unterschiedlich genutzten und verschiedenen Anwendungen wird in den Unternehmen eine gemeinsame Anwendung, die einheitlich eingesetzt werden soll. Dabei spielen dann natürlich neben den leistungsbezogenen Überlegungen auch Kostenvergleiche eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung für eine moderne Arbeitsplatz-Software als Kommunikationslösung.

AVAYA spielt in dem Konzert der Anbieter digitaler Arbeitsplatzlösungen für die ortsunabhängige Zusammenarbeit in virtuellen Besprechungsräumen kombiniert mit Videokonferenzen sehr gut mit. Die Software AVAYA IX Spaces bietet sehr zuverlässig umfassende Funktionen, die intuitiv bedient werden können. Wichtig ist dabei zudem auch, daß die Vorgaben zum Datenschutz durch die DSGVO ebenso eingehalten werden. Die Server zum Datenaustausch der webbasierenden Cloud-Lösung AVAYA IX Spaces stehen Frankfurt am Main (Deutschland).

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Microsoft punktet mit Teams weil es bereits Teil der mit dem Microsoft Office Paket installierten einzelnen Software-Anwendungen ist. So wie bei Ihnen ist es bereits auf sehr vielen Arbeitsplatzrechnern weltweit in irgendeiner Form vorhanden. Geht es wie bei Ihnen nun darum, daß man auch mit Unternehmensfremden, also bspw. mit Kunden, Lieferanten oder Projektpartnern Abstimmungen vornehmen will, kann die Nutzung von Microsoft Teams nachteilig sein.

Die Anbindung von Microsoft Teams an eine vorhandene Telefonanlage erfordert je nach Unternehmensgröße, 300 Telefonteilnehmer ist hier die von Microsoft gesetzte Grenze, optional unterschiedliche Zahlpläne.
Als Unternehmen mit weniger als 300 Telefonteilnehmern wird in der preiswertesten Ausführung mindestens der Zahlplan „Microsoft 365 Business Basic“ (früher Office 365 Business Essentials) für aktuell 4,20 EUR netto pro Nutzer und Monat benötigt. Zusätzlich wird für jeden Nutzer, der Anrufe auch von Unternehmensfremden und Mobiltelefonen erhalten oder diese anrufen können will, mindestens auch die Lizenz (Zahlplan) „Microsoft 365 Business Voice“ benötigt. Dabei gibt es die Möglichkeit, „Microsoft 365 Business Voice“ mit oder ohne sogenannten Anrufplan zu buchen.
Mit oder ohne Anrufplan entscheidet dabei, ob die Anrufe über eine Telefonanlage von Microsoft in der Cloud und dabei auch mit enthaltenen Gebühren für Gesprächsminuten (mit) oder durch Nutzung der eigenen Telefonanlage und eigener Rufnummer (ohne) erfolgen sollen. Der Zahlplan „Microsoft 365 Business Voice ohne Anrufplan“ ist dabei die preiswerteste Option und kostet aktuell 9,40 EUR netto pro Nutzer und Monat.
In Summe sind dies aktuell 13,60 EUR netto pro Nutzer und Monat um mit einer vorhandenen Telefonanlage Microsoft Teams auch mit externen Partnern (Kunden, Lieferanten oder Projektpartnern) nutzen zu können, ohne jegliche Kosten für die nötige Hardware (Telefone oder Headsets) dabei zu berücksichtigen.
Wir haben bereits in einem früheren Beitrag über die vergleichsweise hohen Kosten berichtet: Eine eigene AVAYA Telefonanlage ist preiswerter als Microsoft Skype for Business

Bei Unternehmen mit mehr als 300 Telefonteilnehmern sind die Kosten noch höher. Hier ist dann mindestens der Zahlplan „Microsoft 365 Enterprise E3“ für aktuell 27,36 EUR netto pro Nutzer und Monat nötig, zuzüglich der sogenannten Add-on Lizenz „Audiokonferenz“ für aktuell 3,40 EUR netto pro Nutzer und Monat. Alternativ könnte auch der Zahlplan „Microsoft 365 Enterprise E5“ für aktuell 50,33 EUR netto pro Nutzer und Monat, der das Add-on „Audiokonferenz“ bereits beinhaltet, genutzt werden.
Beide Zahlpläne beinhalten automatisch auch die monatlichen Kosten für das Microsoft Windows Betriebssystem sowie die Nutzung von Microsoft Office Anwendungen, deren Kosten man bei der Ermittlung der Kosten für die Nutzung von Microsoft Teams abziehen müßte. Unter dem Strich ergeben sich jedoch sehr viel höhere Kosten je Nutzer und Monat als bei Unternehmen mit weniger als 300 Telefonteilnehmern.

Im Vergleich zu Microsoft Teams bietet AVAYA mit AVAYA IX Spaces andere Möglichkeiten. Auch hier ist es so, daß es unterschiedliche Lizenzpakete gibt, was Microsoft im Wortsinn richtig als Zahlpläne bezeichnet. Die kostenfreie „Essential“ Lizenz von AVAYA IX Spaces bietet ausschließlich Zusammenarbeitsfunktionen, ohne eigene Möglichkeit Videokonferenzen einzuberufen. Mit der „Business“ Lizenz für 6,00 EUR netto pro Nutzer und Monat können dann auch Videokonferenzen einberufen werden. Mit der „Professional“ Lizenz für 16,00 EUR netto pro Nutzer und Monat können sich in die einberufenen Videokonferenzen Teilnehmer optional auch per Telefon einwählen.
An Meetings von AVAYA IX Spaces zur Zusammenarbeit im webbasierenden (Google Chrome oder Firefox Browser) virtuellen Besprechungsraum und auch an Videokonferenzen mit AVAYA IX Spaces kann grundsätzlich jeder Eingeladene als Gast (ohne Zahlplan bzw. Lizenz) teilnehmen. Für die eingeladene Teilnahme (auch spontan) an AVAYA IX Spaces Meetings oder an Videokonferenzen ist grundsätzlich keine Lizenz notwendig.
Dabei können Einlader und Eingeladene AVAYA IX Spaces wahlweise auf den Plattformen Microsoft Windows, Google Android oder Apple iOS über Browser (Google Chrome oder Firefox) oder kostenfreie App (Android oder iOS) nutzen.

Durch eine flexibel mögliche Lizenzadministration können Nutzerberechtigungen zeitpunktbezogen spontan denjenigen zugeteilt werden, die diese gerade benötigen. Dies bedeutet, daß ein Unternehmen bspw. nur einige wenige „Business“ und/ oder „Professional“ Lizenzen für AVAYA IX Spaces benötigt. Je nachdem, wer die passende Lizenz sich in eine Videobesprechung mit optionaler Möglichkeit auch per Telefon einwählen zu können gerade benötigt, kann diese dafür passend durch den berechtigten unternehmenseigenen Administrator für AVAYA IX Spaces zugeteilt bekommen. Die Lizenzverschiebung ist nach wenigen Handgriffen sofort wirksam.

Zusätzlich kann AVAYA IX Spaces sehr einfach in die Nutzeroberfläche AVAYA IX Workplace (vormalige Bezeichnung AVAYA Equinox) der Telefonanlage AVAYA IP Office integriert werden, wodurch ein einheitliches Kommunikationskonzept im Unternehmen entsteht. Das Springen zwischen unterschiedlichen Anwendungen zur Kommunikation (Sprachtelefonie, Chat, Dateitransfer, Videokonferenz und Zusammenarbeit) wird dadurch wirksam vermieden.

Vergleicht man eine einheitliche Verwendung der „Business“ Lizenz für AVAYA IX Spaces, die wegen der flexiblen Möglichkeit Lizenzpakete zwischen den Nutzern verschieben zu können jedoch nicht für jeden Nutzer notwendig ist, mit dem Zahlplan „Microsoft 365 Business Voice ohne Anrufplan“ für die Nutzung von Microsoft Teams, ergibt sich ein Kostenvorteil bei AVAYA IX Spaces von aktuell mindestens 3,40 EUR netto pro Nutzer und Monat. Bei 100 Nutzern sind dies 340 EUR netto pro Monat.
Diese Betrachtung konzentriert sich nur auf die Kostenseite und läßt außer acht, daß die effiziente Nutzung von AVAYA IX Spaces nicht für jeden Nutzer eine „Business“ Lizenz erfordert. Ebenso wird hierbei vernachlässigt, daß für die Realisierung von Microsoft Teams bei der Nutzung des Zahlplans „Microsoft 365 Business Voice ohne Anrufplan“ noch weitere Hardware (Gateway bzw. Konnektor) zur Verbindungsherstellung zur Telefonanlage notwendig ist.

Funktional bietet AVAYA IX Spaces gegenüber Microsoft Teams eine Reihe zusätzlicher Funktionen u.a. bis zu 15 (bzw. 35) gleichzeitig sichtbare Videobilder bei der „Business“ (bzw. „Professional“) Lizenz. Wir haben bereits in einem früheren Blog-Beitrag darüber berichtet: Was wenn wir mehr als 4 Videobilder in der Videokonferenz bei Microsoft Teams brauchen?

Wir denken AVAYA IX Spaces ist verglichen mit Microsoft Teams die wirtschaftlich und funktional bessere Software.

Wir empfehlen Ihnen die Möglichkeit zu nutzen, AVAYA IX Spaces in der „Business“ Version intensiv kostenfrei und vollkommen risikolos zu testen. Nach Ablauf der 90 Tage Testlaufzeit fallen die Nutzerlizenzen automatisch auf generell kostenfreie „Essential“ Lizenzen zurück.

Link zum kostenfreien 90 Tage Test für AVAYA IX Spaces inkl. 2 kurzer Erklär-Videos: >> Hier geht es zum Angebot für AVAYA IX Spaces

Bei weiterführendem Beratungsbedarf für ein einheitliches Kommunikationskonzept unterstützen wir Sie gerne. Zur Vereinbarung eines Beratungstermins kommen Sie bitte auf uns zu. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (30) 986 00 3-198 oder per E-Mail an avaya-blog@lipinski-telekom.de.

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