Rolf W.: Die Einschränkungen der letzten Monate haben zu extremen Veränderungen in der Arbeitskultur unseres Unternehmens geführt. In unserer Unternehmensgruppe mit knapp 60 Einzelfirmen und weltweit mehr als 300 Büros sind alle Bereiche nun zu extremer Sparsamkeit aufgerufen. Ein wesentlicher Punkt, den wir hierbei gerade intensiv beleuchten, sind die Kosten der Büroflächen.
Weite Teile unserer Büros sind seit Monaten ungenutzt. Zugleich wollen die Mitarbeiter, die bei uns neu entstandene Akzeptanz fürs Home-Office aber auch weiter nutzen und in Zukunft weiterhin viel von zu Hause arbeiten. Wir erstellen daher gerade neue Nutzungskonzepte für die Arbeitsplätze in unseren Büros. Können Sie uns hierzu Tips oder Best-Practice Hinweise geben, wie andere Unternehmen mit AVAYA Kommunikationssystem die aktuellen Herausforderungen meistern?
LT-Webteam: Vielen Dank für Ihre Frage.
Sie greifen einen Punkt auf, der ein neuer Trend sein könnte. Die veränderte Arbeitswelt hat der Digitalisierung der Arbeitsplätze einen enormen Schub verliehen. Aus der Notwendigkeit zur Veränderung ist zunächst eine flächendeckend und zeitgleich angelegte Übung geworden, mehr oder weniger für alle vornehmlich in Büros arbeitenden Personen. Aus dieser Übung, im Sinne des Ausprobierens, wurde eine Geübtheit und letztlich eine neue Arbeitskultur.
Einhergehend änderte sich vielfach die Auffassung auf der Seite der Unternehmen, Arbeitsqualität durch Anwesenheit zu messen. Dies erforderte auch eine Veränderung der Führungskultur, die sich auf das Messen der Arbeitsergebnisse hin verändern mußte.
Unternehmen, die diesen Schritt mit den einsetzenden Veränderungen der Corona-Pandemie schnell und reibungslos vollziehen konnten, haben die Krisenzeit weitestgehend gut überstanden oder konnten sogar profitieren. Sie konnten in Lücken springen, die andere weniger flexible, langsamere und veränderungsträgere Unternehmen eröffnet haben.
Home-Office Lizenzen, bei AVAYA als „Remote-Worker Lizenzen“ bezeichnet, waren und sind immer noch der Schlüssel zum Erfolg.
Mit Remote-Worker Lizenzen wird der Arbeitsplatz vom Arbeitsort entkoppelt. Als Remote-Worker kann man sich ebenso an einem AVAYA IP Telefon im Büro anmelden, als auch am Softphone AVAYA Workplace auf Computer oder Notebook (Apple MacOS oder Microsoft Windows) sowie über die App am Smartphone oder Tablet (Apple iOS oder Google Android). Der Arbeitsplatz kann damit überall sein, auch mal hier und mal dort. Hybride Arbeitsplatzkonzepte sind dadurch möglich.
Wenn Sie die Büromiete einmal rechnerisch auf die Anzahl der Arbeitsplätze in den Büros umlegen, dann werden Sie feststellen, daß die Remote-Worker Lizenzen für Ihr AVAYA Kommunikationssystem meist nur ein, zwei oder drei anteiligen Monatsmieten entsprechen. Das ist natürlich alles lage-, größen- und ausstattungsabhängig. Aber die Tendenz stimmt. Insofern sind Ihre Überlegungen mehr als naheliegend.
Wir verzeichnen dies auch als Trend. Einige unserer Kunden beginnen sich nun neu aufzustellen und Einsparpotentiale gezielt zu suchen, indem sie die allseits erlernten Veränderungen gezielt als Chance begreifen. Die hohe Akzeptanz für die Arbeit im Home-Office stellt eine Win-Win-Situation dar.
Dies betrifft größere Unternehmen, aber auch mittlere und kleine Unternehmen. Durch moderne digitale Arbeitsplätze bieten sich für alle Unternehmen nachhaltige Einsparpotentiale bei den Büromieten. Und die Investition zur Einsparung der Büromieten können sich viele Unternehmen sogar auch noch vom Staat fördern lassen. Wir haben darüber in einem früheren Blog-Beitrag berichtet: >> Link zum Blog-Beitrag „Wie kann man sich den Kauf einer neuen AVAYA Telefonanlage vom Staat fördern lassen?“
Aller Voraussicht nach wird es mindestens noch über einige Monate gesundheitlich geboten sein, auf räumlicher Distanz zu bleiben und viel im Home-Office zu arbeiten. Üppige Büroflächen mit Arbeitsplätzen für alle und jeden sind damit nicht mehr zeitgemäß und sogar eine überflüssige Geldverschwendung.
Einige Kunden verlängern ihre Mietverträge für bestehende Büroflächen nicht mehr und verkleinern das Platzangebot in den Büros gezielt, ausgerichtet auf die neue Arbeitswelt.
Effizient sind neue Bürokonzepte mit aufgelockerten Räumen, mit Wechselarbeitsplätzen und mit luftigen Besprechungsnischen (Huddle-Rooms). Auf diese Weise wird die vorhandene Fläche optimal genutzt und es fördert zugleich auch eine agilere Arbeitskultur.
Flankiert werden sollte dies durch den weitgehend digitalisierten Zugriff auf wichtige Informationen sowie Software für virtuelle Zusammenarbeit und Videokonferenzen, wie beispielsweise AVAYA Spaces. Auf diese Weise werden dann auch fast reflexartig empfundene Gründe einer Vielzahl früherer Reisen häufig unnötig. Auch dies steigert die Effizienz, indem Reisekosten und Arbeitszeit gespart werden. Es erhöht die Geschwindigkeit, trägt positiv zur Work-Life Balance bei und ist zugleich nachhaltiger für die Umwelt.
Unsere Lösungsarchitekten beraten Sie gern. Vereinbaren Sie mit uns ein AVAYA System-Audit oder eine Home-Office Beratung. Sie erreichen uns dazu telefonisch unter +49 (30) 986 00 3-198 oder per E-Mail an avaya-blog@lipinski-telekom.de.
