Jan T.: Der Leasing-Vertrag für unsere Telefonanlage läuft im Juni aus. Daher haben wir vor ca. 3 Monaten ein internes Projekt aufgesetzt. Das Projektteam sollte die Wünsche und Anforderung an unsere neue Telefonanlage und Kommunikationslösung der Mitarbeiter in den unterschiedlichen Unternehmens- und Aufgabenbereichen zusammentragen. Eigentlich war dies nur als Seiteninput für uns geplant, um uns auf einige neue und vielleicht überraschende Ideen zu bringen.
Die Zusammenfassung der zusammengetragenen Anforderungen hat dies für uns jedoch komplett anders dargestellt. Zum Thema Kommunikation wollten sehr, sehr viele ihre Ideen beitragen. Die gesammelten Vorschläge und Wünsche brachten so ziemlich alles zu Tage, was aktuell in der Kommunikationstechnik denkbar zu sein scheint. Wir haben Wünsche zu Kommunikationskanälen vorgetragen bekommen, zu Ablaufveränderungen und zu bei uns zu verwendenden Produkten und Lösungen.
Unser Leiter für IT und Anwendungsprogramme möchte nun einen anderen Ansatz wählen, da er die Befürchtung hat, daß das Projekt so weder für uns planbar, noch für einen Anbieter sinnvoll anbietbar und danach umsetzbar wird.
Wir denken, daß es uns sicherlich nicht als einzigem Unternehmen so geht. Da wir früher bereits eine AVAYA Telefonanlage im Einsatz hatten, mit der wir damals übrigens auch sehr zufrieden waren, wollen wir nun gerne auch mögliche Lösungen von AVAYA in unsere Betrachtung mit einbeziehen. Welche Vorgehensweise haben Sie als AVAYA-Spezialist, wenn Sie Ihren Kunden eine neue Kommunikationslösung anbieten?
LT-Webteam: Vielen Dank für Ihre Frage.
Das ist sehr interessant und zeichnet ein gutes und vielleicht sogar exemplarisches Bild von dem Punkt, an dem sich mittlere und größere Unternehmen regelmäßig befinden können, wenn es um den Ersatz der alten Telefonanlage geht. Typischerweise werden, je nach Unternehmensgröße, dann auch noch unabhängige Beratungsunternehmen hinzugezogen. Nicht selten führt dies zu umsetzungsfernen und viel zu komplex dimensionierten Projekten, die schwer überschaubar und am Ende den Nutzern auch schwer vermittelbar sind.
Wir haben ganz oft die Erfahrung gemacht, daß in Teilabschnitten angelegte Projekte sehr viel erfolgreicher sind. Budgetzwänge stehen dem jedoch leider oft entgegen, da Gelder themenbezogen häufig einfacher in einem kompletten Block intern bewilligt werden.
Unser Ansatz sähe vor, daß wir die bestehenden Arbeitsabläufe im Unternehmen betrachten und dabei prüfen, welche Unterstützung hierbei jeweils durch denkbare moderne Kommunikationstechnik gegeben werden kann. Dies wird in den unterschiedlichen Unternehmens- und Funktionsbereichen erhoben. Daraus ergibt sich dann ein Bild funktionaler Überschneidungen nutzbarer Bausteine an Kommunikationstechnik. Es werden die Einsatzbereiche bestimmter Kommunikationskanäle deutlich und auch deren notwendiges Zusammenspiel im Unternehmensablauf.
Im übrigen kann dies natürlich auch vollkommen losgelöst von der Art des Unternehmens betrachtet werden. Somit kann man dies auch auf andere Organisationen übertragen, bspw. auf große Bildungseinrichtungen, Verwaltungen oder auch Krankenhäuser – überall dort, wo verschiedene funktionale Ablaufbereiche zusammenarbeiten und Kommunikation wichtiger Bestandteil der internen und externen Zusammenarbeit ist.
Wie schon erwähnt, sollte das Projekt dabei in einzelne Teilumfänge oder auch aufeinander aufbauende Leistungsstufen gegliedert werden. Dies hilft einerseits bei der Fokussierung in der Umsetzung, kann aber andererseits aber auch die Nutzer in Schritten an die neuen Möglichkeiten gewöhnen helfen und überfordert diese dabei nicht.
Die Nutzer mit einzubeziehen ist sehr wichtig. Allerdings sollten die Freiheitsgrade bei Befragungen im Vorfeld idealerweise bereits etwas voreingegrenzt werden, um das Projekt insgesamt schneller definiert zu bekommen.
Der nächste und erste Schritt wäre nun ein gemeinsamer Termin, bei dem wir Ihre Anforderungen und Vorstellungen etwas kennenlernen, um daraus den für Ihr Haus geeigneten Ansatz ableiten zu können. Zur Vereinbarung eines Beratungstermins kommen Sie bitte einfach auf uns zu. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (30) 986 00 3-198 oder per E-Mail an avaya-blog@lipinski-telekom.de.
