Hans-Werner E.: Wie vielleicht alle oder fast alle Unternehmen zur Zeit nutzen wir Videokonferenzen sehr intensiv. Wir waren es bereits gewohnt Videokonferenzen abzuhalten, durch unsere Videokonferenzsysteme AVAYA Scopia XT5000, die wir schon seit drei oder vier Jahren in Betrieb haben. Durch die Verlagerung unserer Arbeitsplätze ins Home-Office werden unsere Konferenzräume in der Unternehmenszentrale und an den Bürostandorten jedoch nur noch selten genutzt.
Unsere Mitarbeiter sind an ihren Heimarbeitsplätzen und mobilen Arbeitsplätzen momentan leider alle unterschiedlich ausgestattet. Einige nutzen für Videokonferenzen ihr Smartphone, Tablet oder die Kamera ihres Notebooks. Einige haben zusätzliche Webcams im Einsatz. Teilweise werden Headsets genutzt, teilweise auch die Freisprechfunktion über das Mikrofon der Webcam des Computers oder des Smartphones bzw. Tablets. Dadurch ist die Qualität der Videokonferenzen immer sehr unterschiedlich. Und auch der interne IT-Support ist erschwert.
Wir wollen unsere Home-Office Arbeitsplätze nun professioneller und einheitlich ausstatten. Es ist uns dabei wichtig, daß die Mitarbeiter alle möglichst flexibel sind und mit ihrer Technik an jeder Art von Videokonferenz teilnehmen können. Was können Sie uns dazu anbieten?

LT-Webteam: Vielen Dank für Ihre sehr aktuelle Frage.

Die Erkenntnis, zwischen Videokonferenztechnik für Videokonferenzräume und Videolösungen für Arbeitsplätze im Home-Office zu unterscheiden, hat bei vielen Unternehmen lange gedauert. Genau an dieser Stelle muß man sich jedoch den wesentlichen Unterschied erst einmal deutlich machen.

Videokonferenzsysteme wie die AVAYA Scopia XT5000 oder AVAYA Scopia XT7100 sind sogenannte Raumsysteme. Diese versorgen also einen Videokonferenzraum.
Mit diesem Raum als festen Teilnehmer können andere Teilnehmer zu einer Videokonferenz eingeladen werden. Dabei ist die AVAYA Scopia XT5000 oder AVAYA Scopia XT7100 im eigenen Netzwerk installiert und ist jeweils der Videokonferenzserver über den die Verbindung aufgebaut und gesteuert wird.
Zur Teilnahme an einer solchen Videokonferenz an einem Computer-Arbeitsplatz im Home-Office oder über ein Smartphone oder Tablet ist vorab die Installation der entsprechenden Anwendung bzw. App – des AVAYA Scopia Video-Clients – erforderlich.

Dies ist vom Verständnis her zu unterscheiden von der Arbeitswelt, die wir aktuell alle sehr viel mehr erleben. Bei den Einladungen zu Videokonferenzen über BlueJeans, Cisco Webex, GoToMeeting, Microsoft Teams, Zoom oder wie sie alle heißen – auch AVAYA Spaces – ist der Videokonferenzserver außerhalb des eigenen Netzwerks. In aller Regel liegt der Videokonferenzserver bei solchen Videokonferenzen beim jeweiligen Hersteller bzw. Anbieter in der Cloud.
Um an solchen Videokonferenzen teilnehmen zu können, benötigt man nur einen WebRTC-fähigen Browser (u.a. die aktuellen Versionen von Google Chrome, Firefox oder Microsoft Edge) oder die Video-Client Anwendung bzw. App der jeweiligen Videokonferenzlösung.

Als Hardware-Ausstattung an den Computer-Arbeitsplätzen im Home-Office wird immer eine Videokamera und ein Gerät für die Akustikeingabe und Akustikausgabe benötigt. Nutzt man eine Webcam als Akustikeingang und den Computer als Akustikausgang kommt es meist zu Rückkopplungen. Daher sollte man für die Akustik ein Headset oder auch ein Konferenztelefon nutzen.

AVAYA bietet für Computer-Arbeitsplätzen im Home-Office die speziellen Huddle-Room Kameras AVAYA HC010, AVAYA HC020 und AVAYA HC050 an. Sehr gut dazu passend geeignet sind die Konferenztelefone AVAYA B109, AVAYA B129 oder AVAYA B169. Zur einfachen Verbindung empfehlen wir dann zusätzlich noch den AVAYA OCC Hub. Sie finden hierzu auch passende Paket-Angebote in unserem AVAYA-Shop.

Noch ein Stück weiter professionalisiert wäre der Einsatz der Universallösung für Videokonferenzen AVAYA CU-360. Die AVAYA CU-360 muß man sich vorstellen, wie ein Android basierendes Tablet mit sehr guter Kamera, jedoch ohne Bildschirm.
Die AVAYA CU-360 muß an einen Bildschirm angeschlossen werden. Auf der AVAYA CU-360 können dann beliebige Apps aus dem Google Playstore installiert werden.
Sinnvoll ist es auf der AVAYA CU-360 eine App für eine E-Mail Anwendung zu installieren (bspw. Microsoft Outlook App) sowie die Apps von den Videokonferenzlösungen, die die eigenen Kommunikationspartner nutzen oder nutzen könnten. Hier sollte man dann also vorbereitend bereits die Apps von BlueJeans, Cisco Webex, GoToMeeting, Microsoft Teams, Zoom und die Apps aller weiteren Anbietern installieren, die man nutzen können möchte. Auch AVAYA Spaces hat eine kostenfreie App, die man auf der AVAYA CU-360 installieren kann.

Erhält man dann eine Einladung zu einer Videokonferenz, wird diese Einladung auf der AVAYA CU-360 über die Mail App (bspw. Microsoft Outlook App) geöffnet. Durch Anklicken des Links in der Einladung öffnet sich dann automatisch die passende App des jeweiligen Videokonferenzanbieters zu dessen Cloud-Anwendung man eingeladen worden ist. Somit findet dann alles sehr einfach seinen Weg und seine Verbindung.

Zur optimalen Nutzung der AVAYA CU-360 bietet sich die AVAYA B109 oder AVAYA B129 als Akustikgerät an. Auch dazu finden Sie passende Aktions-Bundle in unserem AVAYA-Shop.

Um an Videokonferenzen, zu denen Ihre Mitarbeiter eingeladen werden, teilnehmen zu können, ist kein eigener – meist kostenpflichtiger – Zugang erforderlich. In aller Regel kann man an den Videokonferenzen über BlueJeans, Cisco Webex, GoToMeeting, Microsoft Teams, Zoom und andere Anbieter – sowie auch an Videokonferenzen von AVAYA Spaces – als eingeladener Gast kostenfrei teilnehmen.

Will man selbst jedoch auch zu Videokonferenzen einladen zu können, ist ein entsprechend individueller Zugang zu einer Videokonferenzlösung notwendig. Man braucht jedoch nur den einen Zugang zu dem Anbieter für den man sich entschieden hat. Denn die von einem selbst eingeladenen Teilnehmer können ebenfalls kostenfrei als Gast an Videokonferenzen teilnehmen.

Wir empfehlen Ihnen natürlich AVAYA Spaces, denn es ist eine preisgünstige und äußerst leistungsstarke Lösung für Videokonferenz und virtuelle Zusammenarbeit (Collaboration). Obendrein kann AVAYA Spaces sehr gut in die Kommunikationslösungen von AVAYA integriert werden. Wir haben mehrfach darüber berichtet:

Sollte Ihnen diese Antworten nicht ausreichen, können Sie gern unser Angebot zur Home-Office Beratung nutzen. Kommen Sie bitte auf uns zu. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (30) 986 00 3-198 oder per E-Mail an avaya-blog@lipinski-telekom.de.

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